Schäfer Textkultur

Erfolgreich schreiben im Beruf

Erfolgreich schreiben im Beruf

Im Beruf gibt es täglich eine Vielzahl von Schriftstücken, die erstellt werden (müssen). Angefangen von internen Dokumenten (wie Hausmitteilungen, Berichten oder Protokollen) bis hin zu Entscheidungsvorlagen oder Fachtexten. Hinzu kommen vielerlei Dokumente, die sich an Kunden und Geschäftspartnern richten – mit den unterschiedlichsten Inhalten (beispielsweise Einladungen, Werbebriefe, Antwortschreiben auf oder Mahnungen).

Die Leser der Schriftstücke sollen diese nach Möglichkeit nicht nur lesen, sondern auch (richtig!) verstehen und im Idealfall eine vom Absender beabsichtigte Reaktion zeigen. Grund genug, also die eigene Schreibkompetenz zu verfeinern und eine zielgerichtete Textkultur im Berufsalltag zu etablieren. Der Nutzen spricht für sich:

  • Zielführende Geschäftsbriefe ohne Phrasendrescherei
  • Verständliche Fachtexte ohne „Fachchinesisch pur“
  • Wertschätzende E-Mails statt Brachialkommunikation
  • Lesefreundliche Entscheidungsvorlagen ohne Missverständnisse
  • Bürgerfreundliche Sprache statt Beamtendeutsch
  • Bewerberkommunikation, die Bewerber anspricht
Bürgernahe Kommunikation

Bevor der Amtsschimmel wiehert

Kompliziertes und veraltetes Amtsdeutsch wird einer serviceorientierten Kommunikation mit den Bürgern nicht gerecht. So werden umständlich formulierte Schreiben häufig nicht oder falsch verstanden. Außerdem fühlen sich die Empfänger in der Korrespondenz mit Behörden häufig nicht ernst genommen und durch einen unpersönlichen Schreibstil wenig wertschätzend behandelt. Zusammengenommen bedeutet dies für die Behörden nicht nur einen zusätzlichen Arbeits- und Betreuungsaufwand, sondern schadet auch deren Ansehen.

  • Beamtendeutsch und seine Ursachen
  • Raus damit: Kanzleideutsch und Bandwurmsätze
  • Was sich die Bürger wünschen: Die Behörde als Dienstleister
  • Zielgruppe Bürger: Unterschiedliche Empfängerkreise berücksichtigen
  • Serviceorientierung und Kommunikationsbereitschaft signalisieren

Verständliche Fachtexte

Klartext statt Kauderwelsch

  • Hindernisse erfolgreicher Kommunikation und Verständlichkeit
  • Sprachliche Ursachen für schwer verständliche Texte
  • Wenn die Sprache als Statussymbol dient
  • Wortwahl und Wortschatz
  • Alternativen zu Passivkonstruktionen und Nominalstil
  • Einfach, nicht vereinfachend schreiben
  • Kürze, Klarheit und Klang und ihre Bedeutung für die Verständlichkeit
  • Blähdeutsch, nein danke!
  • Sensibilisierung für den Einsatz dosierter Anglizismen
Gelungene Außendarstellung durch stilsichere Korresponzenz

Textbausteine, nein danke!

Streng genommen sollte jeder Brief, der ein Unternehmen verlässt, ein Werbebrief sein: für die Serviceorientierung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und für die Kundenfreundlichkeit des gesamten Unternehmens. Dies gilt besonders für die alltägliche Korrespondenz, die im Außenkontakt anfällt.

  • (Unbeabsichtigte) Schlüsse, die die Empfänger aus dem gewählten Schreibstil ziehen
  • Immer an die Adressaten denken: Was erwartet mein Korrespondenzpartner
  • Gut strukturiert ist halb gewonnen: Die Dramaturgie des Geschäsftbriefes
  • Willkommen im 21. Jahrhundert: Elemente eines zeitgemäßen Schreibstils
  • Ab in die Tonne: Floskeln, Füllwörter und Nominalstil
  • Die AIDA-Formel gekonnt anwenden
Gewinnende Bewerberkommunikation

Schön, dass Sie da sind

  • Die Bausteine wertschätzender Kommunikation während der Bewerbungsphase und ihre Funktion (Stelleninserat, Schriftwechsel, Informationen über das Unternehmen)
  • Die Bewerber als Kunden betrachten
  • Im Stelleninserat für das eigene Unternehmen werben (in Printmedien, auf Stellenportalen, auf der eigenen Website)
  • Schriftwechsel während der Bewerbungsphase: (Einladung, Zwischenbescheid, Zusage, Absage)
  • Was Bewerber interessiert: Informationen, die die Arbeitgeberqualitäten herausstellen.
Mediengerechte Texte für Internet + Intranet

Besucher willkommen!

  • Unterschiede von Web-Texten und Texten in Printmedien
  • Was bedeutet „Klicken statt blättern“ für den Aufbau und Schreibstil des Textes?
  • Mit der Startseite zum Weiterlesen animieren
  • Die Funktion von Teasern
  • Zielgruppengerechte Ansprache der „Besucher“
  • Gedrucktes Material aufbereiten und umformulieren
  • Texte mediengerecht portionieren
E-Mail-Kommunikation

Mit wertschätzenden E-Mails beim Empfänger punkten

E-Mails sind DAS Kommunikationsmittel des täglichen Lebens – beruflich wie privat. Dennoch wird gerade im Beruf das in dieser Technik schlummernde Potenzial – über den reinen Informationsaustausch hinaus – nur höchst unzureichend ausgenutzt. Schnell getippte Mails mit nachlässigen Formulierungen, schlampiges Deutsch und ein unangemessener Ton sind eher die Regel als die Ausnahme. Es wird vielfach verkannt, wie effizient und wirkungsvoll E-Mails als Imagefaktor, als erweiterte Visitenkarte und als Demonstration der eigenen Kommunikationskompetenz eingesetzt werden können.

Dies wird erreicht durch den bewussten Perspektivwechsel des Verfassers in die Rolle des Lesers und den zielorientierten, konstruktiven Einsatz sprachlicher Gestaltungsvielfalt.

Auf Beschwerden kundenorientiert antworten

Wer wird denn gleich in die Luft gehen?

  • Ziele der schriftlichen Beschwerdeantwort festlegen
  • Die Dramaturgie des Antwortschreibens
  • Mit Worten den Konflikt entschärfen
  • Sympathien für das Untenehmen mobilisieren und aus verärgerten Kunden
    zufriedene Kunden machen.
  • Wertschätzung und Interesse vermitteln
  • Die Schwarze Liste der Formulierungen: Was Kunden auf die Palme bringt
Interne Schriftstücke zielführend verfassen

Auch ohne große Worte

  • Der typische Schreibstil im Beruf und seine Ursachen
  • Was macht Texte sperrig und damit schwer lesbar?
  • Die wichtigsten Merkmale verständlicher Texte
  • Das Repertoire an sprachlichen Gestaltungsmitteln
  • Unterschiedliche Methoden situationsbedingt anwenden
  • Zusätzliche Lesefreundlichkeit erreichen
  • Fremde Texte überarbeiten
Schreiben für besondere Anlässe

Alle Jahre wieder

Gerade, wenn es um Texte zu besonderen Anlässen geht, tut man sich im geschäftlichen Umfeld häufig schwer. Schließlich soll diese Post einen persönlichen Charakter haben, der dem Anlass angemessen ist. Auf der anderen Seite soll das Schreiben nicht distanzlos und anbiedernd klingen.

  • Auswahl des passenden Kommunikationsweges
  • Einen gelungenen Einstieg finden
  • Mit Zitaten arbeiten
  • Humor angemessen einsetzen
  • Motivierende Einladungen (Messebesuch, Tag der offenen Tür, Firmenjubiläum
  • Textideen für Weihnachtsgrüße an Kunden und Geschäftspartner
  • Glückwünsche zu Beförderung, Ruhestand, Geburtstag, Hochzeit, Nachwuchs

Regina Schäfer

  • Geisteswissenschaftliches Studium mit Abschluss Magister Artium
  • Mehrjährige Führungserfahrung in der freien Wirtschaft
  • Seit 1999 Beratung von Firmen zu Fragen der externen und internen Unternehmenskommunikation
  • Lehrtätigkeit an Akademien und Fachhochschulen zu den Themen Sprachkompetenz, Kreatives schreiben, Mediengerechtes Texten, Bewerbungsstrategien
  • Durchführung von Seminaren und Workshops zum Thema “Erfolgreich schreiben im Beruf” für Unternehmen und Bildungsträger
  • Veröffentlichung von Ratgebern und Fachartikeln zu Kommunikation im Beruf

Ausgewählte Publikationen

Clever bewerben – mit Persönlichkeit punkten in:  LZ Rheinland 10/ 2016

Keine Angst vor Buchstaben
in: Bildungspraxis 1/2016

Die schriftliche Ausdrucksfähigkeit von Auszubildenden fördern
in: PersonalAusbilden 12/2015

Gut ankommen – Kommunikationsfähigkeit unter Beweis stellen
in: LZ Rheinland 10/ 2014

E-Mails wertschätzend und zielführend formulieren
in “Technische Kommunikation – Fachzeitschrift für Technische Kommunikation und Informationsmanagement” , Heft 3/2012

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