Erfolgreich schreiben im Beruf
Im Beruf gibt es täglich eine Vielzahl von Schriftstücken, die erstellt werden (müssen). Angefangen von internen Dokumenten (wie Hausmitteilungen, Berichten oder Protokollen) bis hin zu Entscheidungsvorlagen oder Fachtexten. Hinzu kommen vielerlei Dokumente, die sich an Kunden und Geschäftspartnern richten – mit den unterschiedlichsten Inhalten (beispielsweise Einladungen, Werbebriefe, Antwortschreiben auf oder Mahnungen).
Die Leser der Schriftstücke sollen diese nach Möglichkeit nicht nur lesen, sondern auch (richtig!) verstehen und im Idealfall eine vom Absender beabsichtigte Reaktion zeigen. Grund genug, also die eigene Schreibkompetenz zu verfeinern und eine zielgerichtete Textkultur im Berufsalltag zu etablieren. Der Nutzen spricht für sich:
- Zielführende Geschäftsbriefe ohne Phrasendrescherei
- Verständliche Fachtexte ohne „Fachchinesisch pur“
- Wertschätzende E-Mails statt Brachialkommunikation
- Lesefreundliche Entscheidungsvorlagen ohne Missverständnisse
- Bürgerfreundliche Sprache statt Beamtendeutsch
- Bewerberkommunikation, die Bewerber anspricht
Bürgernahe Kommunikation
Bevor der Amtsschimmel wiehert
Kompliziertes und veraltetes Amtsdeutsch wird einer serviceorientierten Kommunikation mit den Bürgern nicht gerecht. So werden umständlich formulierte Schreiben häufig nicht oder falsch verstanden. Außerdem fühlen sich die Empfänger in der Korrespondenz mit Behörden häufig nicht ernst genommen und durch einen unpersönlichen Schreibstil wenig wertschätzend behandelt. Zusammengenommen bedeutet dies für die Behörden nicht nur einen zusätzlichen Arbeits- und Betreuungsaufwand, sondern schadet auch deren Ansehen.
- Beamtendeutsch und seine Ursachen
- Raus damit: Kanzleideutsch und Bandwurmsätze
- Was sich die Bürger wünschen: Die Behörde als Dienstleister
- Zielgruppe Bürger: Unterschiedliche Empfängerkreise berücksichtigen
- Serviceorientierung und Kommunikationsbereitschaft signalisieren
Generation Z
Fachkräftenachwuchs im Bewerbungsprozess überzeugen
Im Zeichen von demografischem Wandel und Fachkräftemangel muss verstärkt um die Gunst der Bewerberinnen und Bewerber geworben werden, um offene Stellen erfolgreich besetzen zu können. Einen wichtigen Baustein bildet eine adäquate Bewerberkommunikation während der Personalauswahl, die sich an den Werten, am Informationsbedürfnis und am Kommunikationsverhalten der Generation Z ausrichtet.
- Die Bausteine wertschätzender Kommunikation während der
Bewerbungsphase und ihre Funktionen (Stelleninserat, Schriftwechsel,
Informationen über das Unternehmen) - Welches Kommunikationsverhalten Bewerberinnen und Bewerber erwarten.
- Perspektivwechsel umsetzen: Mit bewerber-orientierten
Stellenausschreibungen Vorteile veranschaulichen und Arbeitgeberqualitäten
überzeugend herausstellen. - Bewerberkorrespondenz zielführend gestalten (Einladung,
Zwischenbescheide, Zusage, Absage)
E-Mail-Kommunikation
Mit wertschätzenden E-Mails beim Empfänger punkten
E-Mails sind DAS Kommunikationsmittel des täglichen Lebens – beruflich wie privat. Dennoch wird gerade im Beruf das in dieser Technik schlummernde Potenzial – über den reinen Informationsaustausch hinaus – nur höchst unzureichend ausgenutzt. Schnell getippte Mails mit nachlässigen Formulierungen, schlampiges Deutsch und ein unangemessener Ton sind eher die Regel als die Ausnahme. Es wird vielfach verkannt, wie effizient und wirkungsvoll E-Mails als Imagefaktor, als erweiterte Visitenkarte und als Demonstration der eigenen Kommunikationskompetenz eingesetzt werden können.
Dies wird erreicht durch den bewussten Perspektivwechsel des Verfassers in die Rolle des Lesers und den zielorientierten, konstruktiven Einsatz sprachlicher Gestaltungsvielfalt.
Einfache Sprache
Einfache Sprache – leicht gemacht
Behördliche Fachsprache erschwert es besonders Menschen mit Behinderungen oder mit Zuwanderungshintergrund sowie alten Menschen gut informiert und selbstständig am gesellschaftlichen Leben teilzuhaben. Hier kann die Einfache Sprache die Kommunikation mit den genannten Gruppen verbessern.
- Verständnisbarrieren der Behördensprache erkennen
- Den Vereinfachungsgrad flexibel bestimmen
- Die Leser „abholen“: Gliederung und Textaufbau verständlicher gestalten.
- Wortwahl, Satzbau und Grammatik bei Einfacher Sprache
- Bilder, Zahlen und Zeichen angemessen darstellen.
- Empfehlungen für die visuelle Gestaltung von Texten
- Abgrenzung und Unterschiede zur Leichten Sprache
Verständliche Fachtexte
Klartext statt Kauderwelsch
- Hindernisse erfolgreicher Kommunikation und Verständlichkeit
- Sprachliche Ursachen für schwer verständliche Texte
- Wenn die Sprache als Statussymbol dient
- Wortwahl und Wortschatz
- Alternativen zu Passivkonstruktionen und Nominalstil
- Einfach, nicht vereinfachend schreiben
- Kürze, Klarheit und Klang und ihre Bedeutung für die Verständlichkeit
- Blähdeutsch, nein danke!
- Sensibilisierung für den Einsatz dosierter Anglizismen
Gelungene Außendarstellung durch stilsichere Korresponzenz
Textbausteine, nein danke!
Streng genommen sollte jeder Brief, der ein Unternehmen verlässt, ein Werbebrief sein: für die Serviceorientierung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und für die Kundenfreundlichkeit des gesamten Unternehmens. Dies gilt besonders für die alltägliche Korrespondenz, die im Außenkontakt anfällt.
- (Unbeabsichtigte) Schlüsse, die die Empfänger aus dem gewählten Schreibstil ziehen
- Immer an die Adressaten denken: Was erwartet mein Korrespondenzpartner
- Gut strukturiert ist halb gewonnen: Die Dramaturgie des Geschäsftbriefes
- Willkommen im 21. Jahrhundert: Elemente eines zeitgemäßen Schreibstils
- Ab in die Tonne: Floskeln, Füllwörter und Nominalstil
- Die AIDA-Formel gekonnt anwenden
Auf Beschwerden kundenorientiert antworten
Wer wird denn gleich in die Luft gehen?
- Ziele der schriftlichen Beschwerdeantwort festlegen
- Die Dramaturgie des Antwortschreibens
- Mit Worten den Konflikt entschärfen
- Sympathien für das Untenehmen mobilisieren und aus verärgerten Kunden
zufriedene Kunden machen. - Wertschätzung und Interesse vermitteln
- Die Schwarze Liste der Formulierungen: Was Kunden auf die Palme bringt
Regina Schäfer
- Geisteswissenschaftliches Studium mit Abschluss Magister Artium
- Mehrjährige Führungserfahrung in der freien Wirtschaft
- Seit 1999 Beratung von Firmen zu Fragen der externen und internen Unternehmenskommunikation
- Lehrtätigkeit an Akademien und Fachhochschulen zu den Themen Sprachkompetenz, Kreatives schreiben, Mediengerechtes Texten, Bewerbungsstrategien
- Durchführung von Seminaren und Workshops zum Thema “Erfolgreich schreiben im Beruf” für Unternehmen und Bildungsträger
- Veröffentlichung von Ratgebern und Fachartikeln zu Kommunikation im Beruf
Ausgewählte Publikationen
Die Stuzubis kommen
in: Bildungspraxis, 1/2018
Sympathiepunkte sammeln von Anfang an
in: LZ Rheinland Agrarjobs spezial 2017
Von locker bis nervig: Wie Vorgesetzte ticken
in: LZ Rheinland Agrarjobs spezial 2017
Dranbleiben – die Zeit zwischen Vertragsabschluss und Ausbildungsbeginn
in Bildungspraxis, 1/2017
Clever bewerben – mit Persönlichkeit punkten in: LZ Rheinland 10/ 2016
Keine Angst vor Buchstaben
in: Bildungspraxis 1/2016
Gut ankommen – Kommunikationsfähigkeit unter Beweis stellen
in: LZ Rheinland 10/ 2014
E-Mails wertschätzend und zielführend formulieren
in “Technische Kommunikation – Fachzeitschrift für Technische Kommunikation und Informationsmanagement” , Heft 3/2012
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Regina Schäfer
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